Где находится архив трудовых книжек в москве


ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы»

Пользователи обслуживаются в читальном зале по трем адресам:

– ул. Профсоюзная, д. 80 (зал № 1, тел. 8 (499) 128-67-19)

Осуществляется выдача: дел из Отдела хранения документов до 1917 г.; дел, копий фонда пользования из Отдела хранения документов после 1917 г.

В специально отведенной, обособленной рабочей зоне в зале № 1 осуществляется выдача следующих дел из Отдела хранения документов до 1917 г.: дел, находящихся в расшитом состоянии, и/или документов с достаточно прочной бумагой, обеспечивающей сохранность и целостность документа, но имеющих отдельные повреждения: ослабленные, обветшалые края листа, складки, изломы, коробление листа; небольшие разрывы или надрывы листа и т.п., а также дел, имеющих ограничения по копированию.

– ул. Профсоюзная, д. 82, корп. 1 (зал № 2, тел. 8 (499) 724-34-60)

Осуществляется выдача: дел, копий фонда пользования из Отдела хранения научно-технической документации Москвы, из Отдела хранения документов личных собраний Москвы, из Отдела хранения документов после 1917 г.; дел из Отдела хранения документов общественно-политической истории Москвы; копий фонда пользования из Отдела хранения документов до 1917 г.

– ул. Международная, д. 10, стр. 4 (зал № 3, тел.: 8 (495) 678-73-67, 8 (499) 764-27-73)

Осуществляется выдача: аудиовизуальных документов, копий фонда пользования из Отдела хранения аудиовизуальных документов; дел, копий фонда пользования из Отдела хранения документов общественно-политической истории Москвы.
 

Пользователи – маломобильные граждане обслуживаются по адресам: ул. Профсоюзная, д. 82, корп. 1 (зал № 2) и ул. Международная, д. 10, стр. 4 (зал № 3).

 

Пользователи, оформленные для работы в читальном зале, могут работать с печатными изданиями (научно-справочной литературой) в специализированном зале по адресу: ул. Профсоюзная, д. 82, корп. 1 (зал для работы с печатными изданиями, тел. 8 (499) 724-36-40).

 

График работы читального зала:

Понедельник – 9:30-16:30

Вторник – 12:00-20:00

Среда – санитарный день

Четверг – 12:00-20:00

Пятница – 9:30-15:00

Суббота, воскресенье – выходной.

Вход посетителей прекращается за час до окончания работы читального зала.

Где находится архив трудовых книжек?

Подтверждение профессионализма, рабочего стажа, соблюдения дисциплины – трудовая книжка. По общим правилам, устраиваясь на работу, персонал передает ее в отдел кадров. При увольнении выдают на руки под роспись. Случаются ситуации, когда документ остается на предприятии и перемещается в архив трудовых книжек.

Причины

Порядок расторжения договора между работодателем и сотрудником установлен ст. 84.1 ТК РФ, в которой написано, что трудовая книжка подлежит выдаче в день увольнения. Если в этот день работник не явился в организацию без серьезных причин и не сообщил о дате прихода или отказался от получения, то ответственный за кадровое дело направляет ему сообщение. В письме указывается необходимость личного появления или разрешения отправки трудовой книжки по почте. Без согласия владельца книжки отсылать почтовым отправлением любого типа ее запрещается. Аналогичная ситуация складывается при смерти сотрудника. В этой ситуации уведомление высылается родственникам.

Если за документом никто не приходит и не отвечает на письма, то его сохранность обеспечивает организация. В течение 2-х лет формуляр находится вместе с действующими у кадрового делопроизводителя. Затем передается в архив, в котором срок хранения утвержден ст. 22.1 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», ст. 664пПриказа Минкультуры № 558 в редакции от 16.02.2016г.:

  • Отношения с работником закончены до 2003 года – период содержания 75 лет;
  • После 2003 года – 50 лет.

Место, где находится архив трудовых книжек, определяет компания. Если есть возможность обеспечить длительную сохранность, то создается специальный отдел и назначается уполномоченный работать в нем. Отвечают за целостность документации как работник, так и организация (ст. 13.20 КоАП).

Отсутствие архива на предприятии

Порядок длительного хранения документов регулируют Правила, утвержденные Коллегией Росархива от 06.02.2002 г. Размер, деятельность компании не всегда позволяют создать необходимые условия по ряду причин:

  • Отсутствие надежного помещения, места;
  • Маленькая фирма, нецелесообразность выделения специальной структуры из-за незначительного объема документации с долгим периодом содержания;
  • Ликвидация организации и отсутствие правопреемника.

В таких ситуациях архив трудовых книжек передается специализированным государственным учреждениям, находящимся в управлении местной администрации.

Передача государственному органу

Передаваемые дела оформляются в соответствии с Правилами Коллегии и должны соответствовать следующим принципам:

  • Формуляры о трудовой деятельности располагаются в алфавитном порядке;
  • Папка прошита в 4 прокола суровыми нитками;
  • Каждый документ пронумерован;
  • Приложен лист-заверитель.

Так как книжки являются оригиналами, то прошиванию подлежат конверты, в которые они уложены. В заверяющем документе указывается количество конвертов, общее число страниц книжек. Дополнение или изъятие и замена оформляется актом, в заверителе на его основании делается надпись с указанием должности, инициалов вносящего изменения.

Информацию, где находится архив трудовых книжек в городе, лучше уточнять в администрации. Справочники могут быть устаревшими, так как место расположения учреждения меняется. Для получения документа следует обращаться непосредственно в само учреждение (письменный запрос, сайт, электронная почта) или через многофункциональные центры. Рассматривается обращение в течение месяца. Если предприятием (управляющим по ликвидации компании) заключен договор хранения и трудовые переданы, то назначат день получения. 

Сведения о местах хранения документов по личному составу, необходимых для подтверждения фактов стажа работы, учебы, награждения, места проживания в г. Москве, актов гражданского состояния

СВЕДЕНИЯ, СПРАВКА О ТРУДОВОМ СТАЖЕ И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ
В существующих организациях
г. Москвы, в которых документы по личному составу хранятся в течение 75 лет.
Отделы кадров
[О местонахождении организаций в г. Москве обращаться в Московское городское информационное агентство (Мосгорсправка):
125009, ул. Тверская, д. 5/6
т. 8 (495) 692-88-88, 8 (495) 692-49-31]
В ликвидированных  государственных  организациях,   находившихся в г. Москве –
     федерального уровня Государственный архив Российской Федерации
119435, ул. Б. Пироговская, д. 17
т. 8 (495) 580-88-41, 8 (495) 580-87-85, 8 (499) 246-08-05Российский государственный архив экономики
119435, ул. Б. Пироговская, д. 17
т. 8 (499) 245-26-64, 8 (499) 246-08-05
учреждениях, организациях, на предприятиях военного ведомства Справочная Министерства обороны России
103160, ул. Знаменка, д.19
т. 8 (495) 696-88-00Центральный архив Министерства обороны России
142100, МО, г. Подольск, ул. Кирова, д. 74
т. 8 (496) 763-77-07
ЦК КПСС и ЦК ВЛКСМ

Центральный комитет КПСС
до 1952 г. —

Российский государственный архив социально-политической истории
125009, ул. Б.Дмитровка, д. 15
т. 8 (495) 694-51-12
                                     с 1952 г. — Российский государственный архив новейшей истории
103132, ул. Ильинка, д.12
т. 8 (495) 606-50-30
Центральный комитет ВЛКСМ Российский государственный архив социально-политической истории
127006, ул. Б. Дмитровка, д. 15
т. 8 (495) 694-51-12
     муниципального (городского) уровня,относящиеся  к системе Мосгорисполкома Отделы кадров организаций-правопреемников и вышестоящих организаций
Главмосстроя Объединенный архив ОАО «Компания «Главмосстрой»
109469, ул. Марьинский парк, д. 17, кор.2
т. 8 (495) 658-35-68
Моспромстроя Объединенный архив ЗАО «Моспромстрой»
127994, ул. М. Дмитровка, д. 23/15 (для писем),
ул. Б. Жигуленкова, д. 27 (личный прием)
т. 8 (495) 365-24-44
Мосинжстроя Филиал № 5 «Объединенный архив» ОАО «Мосинжстрой»
119296, Ломоносовский пр-т, д. 4, кор. 2
т. 8 (499) 132-08-44, 8 (499) 134-82-24
Моспромстройматериалов ОАО «Моспромстройматериалы»
119019, Пречистенская наб., д. 45/1, стр. 1
т. 8 (495) 644-02-00 (доб. 32-93, 42-93)
Москапстроя Объединенный ведомственный архив ОАО «Москапстрой»
125009, ул. Тверская, д. 23/12, стр. 1–1а
т. 8 (495) 699-20-13
Метростроя Объединенный архив ОАО «Московский метрострой»
107143, Открытое ш., д. 18а
т. 8 (499) 167-10-01
Городского хозяйства
(жилищного и дорожно-мостового хозяйства)
ГКУ  «Объединенный архив жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы»
127051, Петровский б-р, д. 5, стр. 1 – 1А (для писем)
ул. Лобачевского, д. 92, кор. 6 (служба «одного окна»)
т. 8 (499) 432-23-52
Топливно-энергетического хозяйства Объединенный архив ГУП «Мосгаз» г. Москвы,
105120, Мрузовский пер., д. 11
т. 8 (495) 916-41-61ОАО «МОЭК» Москва, 111141, Электродная ул., д. 4А
т. 8 (495) 657-94-94, доб. 20-98

ОАО Энергетики и электрификации «Мосэнерго»
119526, пр-т Вернадского, д. 101, корп. 3
т. 8 (495) 957-19-57 доб. 31-38

Водопроводно-канализационного хозяйства Объединенный архив МГУП «Мосводоканал»
115432, ул. Лобанова, д. 8
т. 8 (495) 679-78-10
Местной промышленности Объединенный архив Департамента науки, промышленной политики и предпринимательства города Москвы
125252, ул. Новопесчаная, д. 20
т. 8 (499) 198-96-05
Средств связи Объединенный архив ОАО «Московская городская телефонная сеть»
117574, Новоясеневский пр-т, д. 24, кор. 4.
тел. 8 (495) 421-25-00
Автомобильного транспорта Объединенный архив ГУП «Мосавтотранс»
125047, Бутырский вал, д. 22/11
т. 8 (499) 972-41-07
Городского пассажирского транспорта Объединенный архив ГУП «Мосгортранс»
115035, Раушская наб., д. 22/21, стр.1
т. 8 (495) 950-40-56
Метрополитена Объединенный архив ГУП «Московский метрополитен»
127560, Пришвина ул., д. 20/1,
т. 8 (495) 684-98-01
Железнодорожного транспорта
                    в управлении ОА Служба Управления делами МЖД – филиал ОАО РЖД
107996, ул. Краснопрудная, д. 20,
Давыдовский пер., 3 – личный прием
т. 8 (499) 266-31-18
                    в отделениях:
Московско-Курском ОА  (г. Кашира) Служба УД МЖД – филиал ОАО РЖД
142900, МО, ст. Кашира, ул. Ильича, д. 55
т. 8 (496) 693-93-24ОА  (г. Москва) Служба УД МЖД – филиал ОАО РЖД
109388, ул. Полбина, д. 9
т. 8 (499) 623-50-63

ОА (г. Курск) Служба УД МЖД — филиал ОАО РЖД
305044, г. Крск, Привокзальная пл., д. 1

Московско-Рязанском ОА (г. Москва) Служба УД МЖД – филиал ОАО РЖД
111020, пр. Энтузиастов, д. 1а
т. 8 (499) 623-78-31ОА  (г. Рязань) Служба УД МЖД – филиал ОАО РЖД
390013, г. Рязань, ул. Вокзальная, д.28
Московско-Смоленском ОА (г. Москва) Служба УД МЖД – филиал ОАО РЖД 123022, ул. Ходынская, д. 10а (личный прием)
т. 8 (499) 623-88-41
125047, пл. Тверской Заставы, д. 5, корп. 1 – для почтыОА (г. Смоленск) Служба УД МЖД — филиал ОАО РЖД
214012, г. Смоленск, Витебский пер., д. 5
Водного транспорта Объединенный архив ОАО «Московское речное пароходство»
125195, Ленинградское ш., д. 59, ком. 201
т. 8 (495) 221-80-40
Гостиничного комплекса Объединенный архив «Гостинично-офисный комплекс «Волга»
ул. Б. Спасская д. 4, стр. 1
т. 8 (495) 783-91-00 (доб. 53)
Здравоохранения и фармации ГКУ «Центральный объединенный архив» Департамента здравоохранения города Москвы
109387, ул. Кубанская, д. 25
т. 8 (495) 350-52-10, 8 (495) 350-11-66, факс 8 (495) 350-04-33
Системы образования ГКУ «Центральный Объединенный архив учреждений системы образования г. Москвы» (ЦАО УСО г. Москвы) Департамента образования города Москвы
109004, Товарищеский пер., д. 25, стр.1
т. 8 (495) 912-82-35
Культуры Объединенный архив (группа архива) Департамента культуры города Москвы
121099, Шубинский пер., д. 2/3
т. 8 (499) 241-00-08
Полиграфии и книжной торговли ГУП города Москвы «Объединенный центр «Московский дом книги»
117570, Красного Маяка ул., д. 11, корп. 1
т. 8 (495) 313-83-45
Профсоюзов Объединенный архив Московской федерации профсоюзов
129010, Протопоповский пер., д. 25, стр.1
т. 8 (495) 688-56-00
Местных органах исполнительной власти и организациях, относящихся к их системе Архивы префектур административных округов:

Центральный –
109147, ул. Марксистская, д. 24
т. 8 (495) 633-63-85;

Восточный –
107076, Преображенская пл., д. 9
т. 8 (495) 777-28-03;

Юго-Восточный –
111024, ул. Авиамоторная, д.10
т. 8 (495) 777-28-04

Южный –
115280, ул. Автозаводская, д. 10
т. 8 (495) 777-28-05

Юго-Западный –
117209, Севастопольский пр-т, д. 28, корп. 4
т. 8 (499) 122-10-77, 8 (495) 777-28-06

Западный –
121355, ул. Ивана Франко, д.12
т. 8 (495) 443-43-35,

Северо-Западный –
125362, ул. Свободы, д.13/2
т. 8 (495) 777-28-08

Северный –
127422, ул. Тимирязевская, д. 27
т. 8 (495) 777-28-01

Северо-Восточный –
129090, пр-т Мира, д.18
т. 8 (495) 777-28-02

Зеленоградский –
124482, Центральный пр-т, д. 1
т. 8 (495) 957-98-78

Колхозах и совхозах Центральный государственный архив
Московской области
117452, ул. Азовская, д. 17
т. 8 (495) 318-03-37, 8 (495) 317-03-64
 

ОБ УЧЕБЕ

В учреждениях среднего и дошкольного образования
(ликвидированных)
ГУ «Центральный Объединенный архив учреждений системы образования г. Москвы» (ЦАО УСО г. Москвы) Департамента образования города Москвы
109004, Товарищеский пер., д.25, стр.1
т. 8 (495) 912-82-35
В существующих, в которых документы по личному составу хранятся 75 лет. Отделы кадров учреждений и организаций или
их правопреемниковО местах нахождения по г. Москве обращаться в Московское городское информационное агентство (Мосгорсправка)
125009, ул. Тверская д. 5/6
т. 8 (495) 692-88-88, 8 (495) 692-49-31
В военно-учебных заведениях
1918 — 1941 гг.
Российский государственный военный архив
125212, ул. Адмирала Макарова, д. 29
т. 8 (499) 159-80-91
                  с 1942  г. Центральный архив Министерства обороны России
142100 МО, г. Подольск, ул. Кирова, д. 74
т. 8 (496) 763-77-07
 

О НАГРАЖДЕНИИ

Правительственными наградами:
орденами, медалями
по 31.12.1991 г.
Управление Президента РФ по государственным наградам
103132, Старая пл., д. 4,
т. 8 (495) 625-35-81
     с 01.01.1992 г. Государственный архив Российской Федерации
119817, ул. Б. Пироговская, д.17
т. 8 (495) 580-88-41, 8 (495) 580-87-85, 8 (499) 246-08-05
Орденами и медалями военнослужащих Российский государственный военный архив
125212, Москва, ул. Адмирала Макарова, д. 29
т. 8 (499) 159-88-39Центральный архив Министерства обороны России
142100, МО, г. Подольск, ул. Кирова, д.74
т. 8 (496) 769-90-05, 8 (496) 769-96-20
Знаками отличия, почетными грамотами производства, «Победитель социалистического соревнования» Отделы кадров организаций г. Москвы,
их правопреемников и вышестоящих
организаций, а в случае ликвидации —
в архивы по месту сдачи документов
 

О МЕСТЕ ПРОЖИВАНИЯ

В г. Москве Местные органы коммунального хозяйства
(паспортные столы, районные инженерные службы), где хранятся домовые книги
 

О РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ

Фактов рождения, брака, смерти Архивно-информационный отдел Управления ЗАГС  Правительства Москвы
101990, М. Харитоньевский пер, д. 10
т. 8 (495) 623-70-89
В г. Москве с 1917 г. по настоящее время
В Московской области
—   с 1918 по 1928 г.
Центральный государственный архив
Московской области
117452, Москва, ул. Азовская, д. 17
т. 8 (495) 318-03-37
          —  с 1929 г. по настоящее время Главное управление ЗАГС Московской области
127051, Москва, Средний Каретный пер., д.7, стр.1
т. 8 (495) 694-20-07, 8 (495) 694-04-10
В консульствах бывшего  СССР и России за границей
—  с 1922 по 1978 гг.
Главное управление ЗАГС Московской области
127051, Москва, Средний Каретный пер., д. 7, стр.1
т. 8 (495) 694-20-07, 8 (495) 694-04-10
   —  с 1979 г. по настоящее время Архивно-информационный отдел Управления ЗАГС
г. Москвы
101990, М. Харитоньевский пер., д.10.
т. 8 (495) 623-70-89
   в Манчжурии и Харбине Приморский краевой архив ЗАГС
690110, Приморский край,  г. Владивосток ,
ул. Адмирала Фокина, д. 18
т. (42-32) 406-282, 404-884
В Санкт-Петербурге (Ленинграде) с 1925 г. по настоящее время
в Ленинградской области с 1925 г. по 1996 г.
Архив  ЗАГС Санкт-Петербурга и Ленинградской области
191123, г. Санкт-Петербург, ул. Фурштатская, д. 52
т. (812) 272-26-41
   с 1925 г. по настоящее время Комитет по делам ЗАГС Правительства Санкт-Петербурга, Отдел использования архивных документов, регистрации актов гражданского состояния
191123, г. Санкт-Петербург, ул. Фурштатская, д.52
т. (812) 272-26-41, 273-37-17
   до середины 1918 г. Центральный Государственный исторический архив Санкт-Петербурга
190121, г. Санкт-Петербург, ул. Псковская, д. 18, т. (812) 495-22-39
   с середины 1918 г. по 1924 г. Центральный Государственный архив Санкт-Петербурга
192171, г. Санкт-Петербург, Варфоломеевская ул., д. 15
т.  (812) 560-68-61, 560-68-64
На территории Российской Федерации и бывшего СССР Архивы ЗАГС по месту совершения данного факта
 

РОЗЫСК ГРАЖДАН

проживающих в Москве Адресное бюро г. Москвы
127994, ул. Краснопролетарская, д.10
т. 8 (499) 978-28-20Московское городское информационное агентство (Мосгорсправка)
125009, ул. Тверская д. 5/6
т. 8 (495) 692-88-88, 8 (495) 692-49-31

Получение архивной справки по документам государственных архивов Москвы

Услуга позволяет получить справки и иные информационные документы из государственного архива Москвы.

Вы можете отправить сообщение в органы исполнительной власти города Москвы в рамках досудебного обжалования.

 Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений

и действий (бездействия) архивных учреждений, ГКУ «Объединенная Дирекция», ГБУ МФЦ города

Москвы и их должностных лиц, работников МФЦ

 

1. Заявитель имеет право подать в досудебном (внесудебном) порядке жалобу на решение и (или) действие (бездействие) архивных учреждений, ГКУ «Объединенная Дирекция», ГБУ МФЦ города Москвы, их должностных лиц, работников МФЦ при предоставлении государственной услуги.

2. Подача и рассмотрение жалоб осуществляется в порядке, установленном главой 2.1.Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Положением об особенностях подачи и рассмотрения жалоб на нарушение порядка предоставления государственных услуг города Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 15 ноября 2011 г. N 546-ПП "О предоставлении государственных и муниципальных услуг в городе Москве", настоящим Регламентом.

3. Заявители могут обратиться с жалобами в случаях:

3.1. Нарушения срока регистрации запроса (заявления) и иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги, а также порядка оформления и выдачи расписки в получении запроса и иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги, от заявителя.

3.2. Требования от заявителя:

3.2.1. Документов, представление которых заявителем для предоставления государственной услуги не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и города Москвы.

3.2.2. Обращения за предоставлением услуг, не включенных в утвержденный Правительством Москвы перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг.

3.2.3. Внесения платы за предоставление государственной услуги, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации и города Москвы.

3.3. Нарушения срока предоставления государственной услуги.

3.4. Отказа заявителю:

3.4.1. В приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и города Москвы для предоставления государственной услуги, по основаниям, не предусмотренным нормативными правовыми актами Российской Федерации и города Москвы.

3.4.2. В предоставлении государственной услуги по основаниям, не предусмотренным нормативными правовыми актами Российской Федерации и города Москвы.

3.4.3. В исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо в случае нарушения установленного срока таких исправлений.

3.5. Иных нарушений порядка предоставления государственной услуги, установленного нормативными правовыми актами Российской Федерации и города Москвы.

4. Жалобы на решения и (или) действия (бездействие) работников архивного учреждения рассматриваются директором (уполномоченным заместителем директора) архивного учреждения.

Жалобы на решения и действия (бездействие) директора (уполномоченного заместителя директора) архивного учреждения, руководителя (уполномоченного заместителя руководителя) ГКУ «Объединенная Дирекция», в том числе на решения, принятые им или его заместителем по поступившим в досудебном (внесудебном) порядке жалобам, рассматриваются Главархивом Москвы.

Жалобы на решения и (или) действия (бездействие) работников МФЦ, совершенные при предоставлении государственных услуг по принципу "одного окна", в соответствии с соглашением о взаимодействии, заключенным с архивными учреждениями, рассматриваются директором (уполномоченным заместителем директора) ГБУ МФЦ города Москвы.

Жалобы на решения и действия (бездействие) директора (уполномоченного заместителя директора) ГБУ МФЦ города Москвы, принятые по поступившим в досудебном порядке жалобам, рассматриваются Аппаратом Мэра и Правительства Москвы.

Жалобы на решения и (или) действия (бездействие) работников ГКУ «Объединенная Дирекция» рассматриваются руководителем (уполномоченным заместителем руководителя) ГКУ «Объединенная Дирекция».

5. Жалобы могут быть поданы в органы и организации, уполномоченные на рассмотрение жалоб в соответствии с настоящим Регламентом (далее - органы и организации, уполномоченные на рассмотрение жалоб), в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме одним из следующих способов:

5.1. При личном обращении заявителя (представителя заявителя).

5.2. Через МФЦ.

5.3. Почтовым отправлением.

5.4. При организации соответствующей технической возможности с использованием Портала.

5.5. С использованием официальных сайтов органов и организаций, уполномоченных на рассмотрение жалоб, в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

6. Жалоба должна содержать:

6.1. Наименование уполномоченного на рассмотрение жалобы органа (организации) либо должность и (или) фамилию, имя и отчество (при наличии) соответствующего должностного лица, которому направляется жалоба.

6.2. Наименование архивного учреждения, ГКУ «Объединенная Дирекция», МФЦ либо должность и (или) фамилию, имя и отчество (при наличии) должностного лица, работника, решения и (или) действия (бездействие) которых обжалуются.

6.3. Фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю.

6.4. Дату подачи и регистрационны

Если организация ликвидирована, как подтвердить свои пенсионные права?

18 июля 2018 12:35

Граждане, выходящие на пенсию, часто сталкиваются с проблемой подтверждения стажа работы за 90-е годы прошлого века. Предприятия меняли собственников, многие закрывались и открывались новые. Были ситуации, когда работодатели исчезали вместе со всей документацией предприятия, оставляя своих работников без возможности подтвердить стаж работы и заработок, которые требуются для назначения пенсии. Что делать человеку, если трудовая книжка утеряна, предприятие ликвидировано, а отыскать документы в архивах - шансов практически нет? Консультирует Евгения Очертарова, главный специалист –эксперт отдела оценки пенсионных прав застрахованных лиц

ОПФР по Бурятии.

 

Евгения Григорьевна, какие периоды работы включаются в страховой стаж при назначении пенсии. И так ли важна сегодня трудовая книжка?

С 2015 года при назначении пенсии периоды работы как до регистрации, так после регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования устанавливается по сведениям индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Вся информация хранится в Федеральной базе данных ПФР. До даты регистрации сведения о стаже были представлены работодателями по форме СЗВ-К на всех работающих граждан.

По законодательству в страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись гражданином, при условии, что за эти периоды уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд. К уплате страховых взносов приравниваются взносы на государственное социальное страхование до 1991 года, уплата единого социального налога и единого налога на вмененный доход для определенных видов деятельности до 2002 года. Таким образом, полноту представленной информации о периодах работы и суммах уплаченных страховых взносов за каждый период работы граждане могут увидеть и проверить в выписке   из индивидуального лицевого счета в Личном кабинете на сайте ПФР.

А если человек понимает, что выписка содержит неполные сведения о трудовой деятельности, как можно восстановить пробелы?  

Если в выписке указаны неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, то их можно внести на основании подтверждающих документов. В этом случае во внимание принимается трудовая книжка, которая является документом, подтверждающим периоды работы до даты регистрации в системе обязательного пенсионного страхования. Если все записи в ней оформлены правильно, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, то ни каких проблем с учетом стажа не возникнет.

При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные записи или отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение стажа принимаются справки от работодателя либо из архивного учреждения. Это могут быть выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

Следует отметить, смысл начинать поиск утраченных документов о каком-то периоде вашей работы будет только тогда, если вы точно знаете, что в этот период вы получали «белую» зарплату. Потому что при «серой» зарплате, распространенной в девяностых годах, работодатель не платил обязательные страховые платежи в ПФР, а это означает отсутствие у вас страхового стажа работы за этот период. Такие обстоятельства могут привести к назначению пенсии в меньшем размере, чем тот, на который рассчитывал заявитель. Поэтому очень важно не ждать наступления пенсионного возраста, а готовиться к выходу на пенсию заранее, до наступления права. В соответствии с действующим законодательством обязанность по предоставлению документов, необходимых для назначения, перерасчета пенсии, возложена на гражданина.

Куда обращаться за справкой, если предприятие находится в другом регионе или оно ликвидировано?

Если предприятие находится в другом регионе, для получения справки о периодах работы ехать к месту, где располагалась организация, не нужно. Помощь в истребовании нужных документов о стаже или справки о заработной плате вам окажут при необходимости специалисты ПФР. Для этого нужно обратиться в клиентскую службу с заявлением. Если предприятие ликвидировано, но у него остался правопреемник, справки о стаже и заработке должен выдать правопреемник. Если правопреемник отсутствует, тогда нужные документы необходимо разыскивать в архивах. В какой архив следует обращаться - эту информацию также вам предоставят специалисты ПФР.

При обращении в архивное учреждение заявителю приходит ответ в виде архивной справки, реже архивной выписки или копии документа. В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные за то время, за которое имеются сведения в документах архива: приводится точное название должности, занимаемой гражданином, и период его работы. В качестве документов, подтверждающих страховой стаж, используются приказы по личному составу, по основной деятельности, лицевые счета и другие документы.

 

Что делать, если организация ликвидирована, а в архивах нет документов этого предприятия?

В этой ситуациисвой период работы на этом предприятии можно подтвердить только свидетельскими показаниями. Сведения о заработной плате свидетельскими показаниями не подтверждаются. По правилам, если архивы предприятия утрачены не по вине работника, периоды работы гражданина на этом предприятии могут устанавливаться на основании показаний не менее двух свидетелей, которые знают гражданина по совместной работе в этот период. Свидетели должны иметь документы, подтверждающие их работу у данного работодателя в период совместной работы с гражданином, за которого они свидетельствуют. Для этого гражданин должен написать заявление в орган ПФР по месту своего жительства с просьбой установить период работы по свидетельским показаниям, с указанием ФИО и адреса свидетелей. К заявлению приложить справку из архива об отсутствии у них документов ликвидированного предприятия, на котором работал гражданин. При этом длительность периода работы гражданина на предприятии, устанавливаемого на основании свидетельских показаний, не может быть больше половины страхового стажа, необходимого гражданину для назначения пенсии. Свидетельскими показаниями могут подтверждаться только периоды работы на территории РФ, имевшие место только до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица. Следовательно, для подтверждения иных периодов (например: военная служба, период ухода за ребенком-инвалидом, период проживания супругов военнослужащих и др.) этот способ неприменим.

Зачастую,   будущим пенсионерам   и архивы не могут помочь, потому что, в частности, коммерческие организации в архивы просто   документы не передавали. В таких случаях, если смысл обращения в суд?

К сожалению, подобная ситуация встречается довольно часто. Именно в период с 1986 по 1995 годы документы о стаже и заработке работников коммерческих организаций чаще всего не передавались в архивы. Ситуация усугубляется тем, что законодательных актов о том, как следует поступать работнику в случае отсутствия документов о заработке в архивах, нет. Предусмотрены лишь процедуры подтверждения страхового стажа. А вот как подтвердить размер заработка - об этом нет нормативных документов. ПФР придерживается твердой позиции, что необходимые сведения о зарплате должны быть представлены работодателем либо архивным учреждением на основании данных лицевого счета, расчетно-платежных ведомостей и пр. Решить данную проблему довольно сложно. Но в отдельных случаях гражданину рекомендовано обращаться в суд с иском о требовании возмещения причиненного ущерба к должностному лицу (работодателю), не исполнившему свои обязанности по передаче документов в архив в период ликвидации предприятия.

Контактная информация - Архивы Санкт-Петербурга

Приём граждан в ЦГАЛС СПб

Директор ЦГАЛС СПб: Легкая Лидия Сергеевна

Телефон: (812) 241-43-62

Прием граждан руководством архива:

пн. 13.00 — 16.00

Приём граждан:

В соответствии с Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 03.04.2020 года № 26 в целях реализации Указа Президента Российской Федерации от 02.04.2020 года № 239 в архиве установлены нерабочие дни с 6 апреля по 30 апреля 2020 года. Желаем всем крепкого здоровья!

Приём граждан осуществляется по адресу: Днепропетровская ул., д.9А (1 этаж, кабинет напротив поста охраны). Время приёма: по рабочим дням недели со вторника по четверг включительно с 9-00 до 16-00 без перерыва на обед.

Прием заявлений от граждан также производится по почте (Днепропетровская ул., 9-а, Санкт-Петербург, 191119) и по электронной почте [email protected]

Для подачи запроса в архив необходимо иметь при себе ксерокопию трудовой книжки. Сотрудникам архива необходима копия только первой страницы трудовой книжки (информация о работнике), и копии страниц, на которых содержится информация за тот период работы, по которому необходима архивная справка. При подаче запроса заявитель заполняет анкету запроса, бланк для которой можно взять у сотрудника, который ведёт приём граждан.

При подаче запросов по почте или по электронной почте заявителю необходимо заполнить анкету запроса, бланк для которой доступен для просмотра и для скачивания по данной ссылке.

Если запрос отправляется почтой, то необходимо либо распечатать и заполнить бланк, либо заполнить бланк в электронном виде и распечатать, и выслать в архив вместе с копиями необходимых листов трудовой книжки.

Если запрос отправляется в архив по электронной почте, то необходимо заполнить бланк анкеты в электронном виде, отсканировать (или сфотографировать) необходимые листы трудовой книжки, и выслать всё в архив электронным письмом.

Запрос в архив можно направить также по факсу: (812) 572-12-57. В этом случае запрос может быть написан в вольной форме с указанием всех необходимых сведений.

В соответствии с Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 03.04.2020 года № 26 в целях реализации Указа Президента Российской Федерации от 02.04.2020 года № 239 в архиве установлены нерабочие дни с 6 апреля по 30 апреля 2020 года. Желаем всем крепкого здоровья!

Для получения на руки готовой справки необходимо иметь при себе документ, удостоверяющий личность (паспорт, заграничный паспорт, водительское удостоверение, служебное удостоверение с фотографией).

Внимание!

В связи с большим количеством запросов, поступающих в архив, срок исполнения запросов может составлять около одного месяца. Просим отнестить к этому с пониманием и, при возможности, обращаться в архив заблаговременно.

В 1 квартале 2020 года в архиве на рассмотрении находилось 15 918 запросов по личному составу. За этот же период сотрудниками архива было рассмотрено 13 967 запросов (из них 6 668 запросов исполнено с положительным результатом).

Где находится архив трудовых книжек?

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Ответ на вопрос:

Нормативные акты, регламентирующие данную сферу работы, не содержат четких указаний относительно оснащения места, где хранится трудовая книжка работника. То есть законодательством не установлено требований о хранению трудовых книжек, например, в сейфе или металлическом шкафу. Также не установлены требования к помещению, где находятся трудовые книжки, например, требование о решетках на окнах и металлической двери.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила).

Подробнее о трудовых книжках читайте здесь:
  • Как оформить дубликат трудовой книжки
  • Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Анализ норм Правил показывает, что порядок хранения трудовых книжек работников, с которыми трудовые отношения у работодателя продолжаются, специально не регламентирован. Пунктом 42 Правил установлены требования к хранению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Но это требование к хранению бланков. Оформленная трудовая книжка не является документом строгой отчетности, поэтому нормы не являются обязательными при хранении трудовых книжек работников. Пунктом 43 Правил установлено требование к хранению невостребованных трудовых книжек: «…в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле».

Пунктом 45 Правил ответственность за организацию работы по хранению трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Следовательно, чтобы избежать утрату или повреждение трудовых книжек организация обязана принять соответствующие меры. Так, по своему усмотрению организация вправе использовать для хранения трудовых книжек работников сейфы, металлические шкафы или специально оборудованные помещения.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Как организации хранить трудовые книжки

Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке,составленной в произвольной форме.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляют в произвольной форме.

Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

При этом работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Пример выдачи под отчет бланков трудовых книжек и оформления отчета о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленныетрудовые книжки и вкладыши

19 октября руководителю отдела кадров Е.Э. Громовой на основании заявкибыли выданы под отчет:

  • бланк трудовой книжки;
  • вкладыш в трудовую книжку.

21 октября Громова представила в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши.

Вопрос из практики: кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранениетрудовых книжек

В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольшой организации из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя организации в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если поручить ведение книжек некому, то ответственным за учет считается руководитель организации.

При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями – с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны – сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.

Работодатели часто неправильно заполняют трудовую книжку и прочие документы, которые могут пригодиться при оформлении пенсии. Но если какие-то данные утеряны либо неправильно заполнены, не стоит огорчаться. Для таких ситуаций созданы государственные архивы, в которые можно сделать запрос на подтверждение трудового стажа. Запрос содержит различные данные о заявителе и помогает архивным служащим уточнить недостающую информацию.

Форма запроса в архив с целью получения информации о трудовом стаже

Запрашивать справку в архиве нужно для получения архивных справок и выписок при оформлении пенсии. Эта процедура обязательна в двух случаях:

  1. Утеря документов, подтверждающих рабочую деятельность человека на протяжении его жизни.
  2. Согласно п. 6 ч. II Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 г. № 555 договоры ГПХ также являются подтверждением трудовой деятельности. Поэтому неправильное заполнение трудовой книжки, договора — основание для запроса в архив.

Без архивных документов гражданин может остаться без страховой и «заработанной» пенсии.

Запрос в архив для подтверждения трудового стажа заполняют по специальной форме.

Сам запрос представляет собой бланк, который должен содержать в себе следующую информацию:

  • наименование архивного учреждения;
  • Ф.И.О. и дата рождения заявителя;
  • фактический и адрес прописки заявителя, отдельно указать почтовый;
  • заявление;
  • конкретный промежуток времени, за который нужна справка;
  • точное название организации и должности;
  • основание для получения выписки, справки;
  • подпись заявителя.

К форме запроса необходимо прикладывать копию трудовой книжки, а точнее тех страниц, где указан необходимый период работы.

Образец бланка запроса в архив для подтверждения трудового стажа


Государственный архив предоставляет данные, которые подтверждают трудовую деятельность, именуемые Иными. Гл. 4 ст. 26 Постановления правительства РФ «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения стажа для установления пенсий». В форме запроса основную часть составляет заявление. Это отдельная графа, которая содержит информацию о предприятии и самом заявителе. Оно содержит следующие данные:

  • Ф.И.О. на момент работы;
  • период, на который нужна справка;
  • о заработной плате в этот промежуток времени;
  • об учебе, повышении квалификации;
  • какая-либо дополнительная информация;
  • наименование предприятия, подразделения и занимаемую должность;
  • в предпоследней строке указывают основание.

Предоставление справки, подтверждающей трудовой стаж, это бесплатная услуга, если запрос составлен по утвержденной форме.

Гражданин самостоятельно относит запрос в архив, МФЦ или Пенсионный фонд. Если человек отнес заполненный бланк в последние два учреждения, то эти гос. организации самостоятельно связываются с архивом.

После того как документы туда поступят, служащие обрабатывают все данные, а затем предоставляют документы:

  • архивная справка;
  • копия справки;
  • выписка из архивных документов;
  • уточненные сведения, которых не хватало для оформления пенсии;
  • обоснованный отказ, если работники гос.организации не смогли предоставить информацию.

Образец бланка запроса в архив можно скачать по ссылке https://yadi.sk/d/7gXNGPJv3SxhLh

Пример заполненного документа

Гражданин имеет полное право написать запрос дома или в офисе учреждения. Заполнять бланк нужно вручную синей ручкой, а в последней строке обязательно поставить подпись и дату заполнения.

Начальнику муниципального архива Оренбургской области

от Ивановой Марии Ивановны

(фамилия, имя, отчество заявителя),

дата рождения: 04 ноября 1956 года,

адрес по прописке: Оренбургская обл. г.Оренбург, ул. Мира, д.34 кв.15

телефон: 8 (3532) 32-15-68

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать архивную справку Ивановой (Петровой) Марии Ивановне (фамилия, фамилия до замужества, имя, отчество)

1. о трудовом стаже за 02 марта 1985 по 11 августа 1993 годы,

2. о зарплате за 02 марта 1985 по 11 августа 1993 годы,

3. об учебе за 01 сентября 1966 по 31 мая 1971 годы,

4.____________________________________________________________________________ (другое).

Наименование учреждения, отдел, цех, бригада ООО «Ромашка», бухгалтерский отдел, должность бухгалтер материального стола. Справка нужна в связи с подтверждением трудового стажа для оформления пенсии.

02 июля 2002 г.

(дата, подпись)

Сроки исполнения заявки

Сроки, в которые можно получить документы и их копии, регулирует гл.8 п. 8.2 Основных Правил работы архивов организаций. Они едины для всех государственных архивов РФ. Он составляет 30 дней со дня получения запроса.

Этот срок может быть продлен еще на 30 дней, но только после согласования с гражданином, который подал заявление.

Если служащие не успели найти необходимую информацию в срок, то они уведомляют заявителя письмом, в котором указывают причины задержки. В случае отсутствия информации в этом учреждении, сотрудники имеют право направить данные в другую организацию, где они могут быть. При этом, служащие архива обязательно предупреждают заявителя об этом. Данные должны направить в другое учреждение в течение 5 дней.

Можно получить справку и в срочном порядке на протяжении одной недели. Но эта услуга будет платной. Каждое учреждение устанавливает свои расценки.

Чтобы откорректировать стаж, зарплату для оформления пенсии, нужно просто обратиться в архивное хранилище. А узнать его адрес можно на сайте муниципалитета города и области.

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам пенсии и государственных пособий, рекомендуем сразу обратиться к квалифицированным практикующим юристам по социальным вопросам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

Также вы можете задать вопрос онлайн-консультанту:

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам пенсии и государственных пособий, рекомендуем сразу обратиться к квалифицированным практикующим юристам по социальным вопросам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

Свежие материалы

  • Налоговое планирование

    Налоговое планирование в организации Налоговое планирование может значительно повлиять на формирование финансовых результатов деятельности организации,…

  • Освобождение от НДС

    Уведомление об использовании права на освобождение от НДСУведомление об использовании права на освобождение от НДС…

Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников

В организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников.

Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные: создание, отправление или получение трудовых книжек сотрудниками организации. Книга хранится 75 лет в соответствии со статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного 25 августа 2010 г.

Форму книги, состоящую из 13 граф, установило постановление Минтруда Российской Федерации в 2003 г. Способ заполнения книги отличается от заполнения других регистрационных книг, которые ведутся и соответственно заполняются в течение одного календарного года. Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы.

Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек

Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.

В данную книгу записывают:

  • трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию}
  • книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании}
  • вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.

Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.

Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.

Эти две даты редко совпадают, поскольку:

  • согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней}
  • согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.

При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу.

В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью.

При предъявлении сотрудником трудовой книжки образца 1938 года вы увидите, что серия и номер в них отсутствуют. В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк.

Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.

В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника. В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании. Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел.

В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.

В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.

Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.

В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша. Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации. В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались.

Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.

Когда сотрудник отсутствует в день своего увольнения, тогда работодателем отправляется ему уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку. Сотрудник также может согласиться на то, чтобы ее отправили почтой.

Если трудовая книжка отправляется по почте, то тогда в последних двух графах должна найти отражение следующая информация:

  • дата и номер уведомления (заказного письма или телеграммы), которое было отправлено сотруднику}
  • дата отправки при согласии сотрудника на отправление его трудовой книжки через почту.

Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.

Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предполагает, что при увольнении сотруднику необходимо расписаться и за трудовую книжку, и за вкладыш, если он есть.

Требования, предъявляемые к книге учета

Книга должна быть переплетена в твердой обложке. Ее страницы должны быть прошиты нитками.

Все страницы книги следует пронумеровать до того момента, когда вы начнете ее заполнять. Книгу обязательно нужно прошнуровать, а концы шнура следует приклеить с листом бумаги небольшого размера с внутренней стороны обложки.

Книгу должны опломбировать или опечатать сургучной печатью. Следует правильно расположить сургучную печать: требуется, чтобы она захватывала часть листа, выглядывающие из-под листа концы шнура и часть обложки. Когда вместо сургуча используют пломбу, тогда ее ставят на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.

В книге должна содержаться заверительная надпись, где указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц в цифрах и прописью. Заверить данную книгу собственной подписью имеет право только руководитель компании.

Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?

Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.

Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно. На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.

Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.

Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации. После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально. В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и  сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном. Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов. Кроме того, можно создать и использовать еще один вспомогательный журнал, где будут учитываться миграция и перезапись электронных документов.

Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.


Смотрите также

Описание: